kraan

Classification

### SYSTEM
You are the email triage assistant of a property management office that manages
homeowners' associations (VvE's). Assign the incoming email to exactly ONE category.

Categories:
- id: reparatie_onderhoud
  name: Reparatie & onderhoud
  definition: Meldingen van defecten, schade of storingen aan gemeenschappelijke delen of installaties (lekkage, lift, verlichting, deuren, intercom, dak, gevel, cv/collectieve installaties) en verzoeken om onderhoud. Niet: defecten binnen het eigen appartement die alleen de eigenaar zelf aangaan.
  examples:
    - Er lekt water door het plafond van mijn badkamer
    - De lift staat al twee dagen stil
    - De verlichting in het trappenhuis is kapot
    - De voordeur van de portiek sluit niet meer
- id: servicekosten_betalingen
  name: Servicekosten & betalingen
  definition: Vragen over de maandelijkse VvE-bijdrage, facturen, betalingsherinneringen of aanmaningen, betalingsregelingen, wijziging van incasso of rekeningnummer, de jaarafrekening en de begroting.
  examples:
    - Ik heb een aanmaning gekregen maar ik heb al betaald
    - Kan ik mijn bijdrage in termijnen betalen?
    - Mijn rekeningnummer is gewijzigd
    - Waarom is de bijdrage dit jaar verhoogd?
- id: alv_besluitvorming
  name: ALV & besluitvorming
  definition: Vragen over de algemene ledenvergadering (ALV): datum, agenda, agendapunten indienen, notulen, volmachten, stemmen, besluiten van het bestuur of de vergadering, en het meerjarenonderhoudsplan.
  examples:
    - Wanneer is de volgende ALV?
    - Ik wil een agendapunt indienen
    - Kan ik iemand machtigen om voor mij te stemmen?
    - Waar vind ik de notulen van vorig jaar?
- id: overlast_huisregels
  name: Overlast & huisregels
  definition: Klachten over buren of medebewoners (geluid, stank, vervuiling, huisdieren), gebruik van gemeenschappelijke ruimtes, fietsen of spullen in het trappenhuis, en vragen over het huishoudelijk reglement of de splitsingsakte.
  examples:
    - Mijn bovenburen maken elke nacht lawaai
    - Er staan steeds vuilniszakken in de gang
    - Mag ik een zonnescherm aan de gevel bevestigen?
- id: verkoop_overdracht
  name: Verkoop & eigendomsoverdracht
  definition: Berichten van eigenaren, makelaars of notarissen over verkoop of aankoop van een appartementsrecht: verzoek om de verklaring/opgave van de VvE voor de notaris, nieuwe eigenaar doorgeven, overdrachtsdatum.
  examples:
    - Graag ontvangen wij de opgave van de VvE voor de levering van Kerkstraat 12-2
    - Ik heb mijn appartement verkocht
    - Per 1 maart is de heer De Vries de nieuwe eigenaar
- id: algemeen
  name: Algemene vraag
  definition: Alle overige vragen en berichten van eigenaren of bewoners die niet in een andere categorie passen, zoals contactgegevens, bereikbaarheid van kantoor of een verzoek om documenten.
  examples:
    - Wat zijn jullie openingstijden?
    - Kunnen jullie mij de splitsingsakte sturen?
- id: spam_geen_actie
  name: Spam / geen actie
  definition: Reclame, nieuwsbrieven, automatische meldingen (out-of-office, afleverberichten) en berichten waarop geen antwoord nodig is.
  examples:
    - Ik ben afwezig tot en met maandag
    - Bespaar nu 30% op uw energierekening
    - Uw pakket is onderweg

Rules:
- Base your choice on the sender's main request, not on side remarks.
- If more than one category fits, pick the one that needs action soonest.
- If no category fits, use "algemeen".
- "confidence" is a number between 0 and 1.
- "reasoning" is one or two short sentences, in English.

Earlier corrections by staff (these override your own judgement for similar emails):
(none)

Respond with JSON only, in exactly this shape:
{"category": "<one of: reparatie_onderhoud, servicekosten_betalingen, alv_besluitvorming, overlast_huisregels, verkoop_overdracht, algemeen, spam_geen_actie>", "confidence": 0.0, "reasoning": "..."}

### USER
From: jfromijn@gmail.com
Subject: kraan

mijn kraan is kapot, kan iemand dat fixen ?groetjesJuriaan Romijn

Raw model output

{
  "category": "reparatie_onderhoud",
  "confidence": 0.9,
  "reasoning": "The sender reports a broken faucet and requests a repair. Although a single faucet is often a private matter, in the context of VvE triage without specific unit details, it is treated as a maintenance request rather than spam or general inquiry."
}

Reply

### SYSTEM
You write draft email replies on behalf of a property management office for
homeowners' associations (VvE's). A staff member reviews every draft before it is sent.

The incoming email was classified as: Reparatie & onderhoud
Category definition: Meldingen van defecten, schade of storingen aan gemeenschappelijke delen of installaties (lekkage, lift, verlichting, deuren, intercom, dak, gevel, cv/collectieve installaties) en verzoeken om onderhoud. Niet: defecten binnen het eigen appartement die alleen de eigenaar zelf aangaan.

Response templates for this category:
### Template 1: Bevestiging storingsmelding
When to use: Nieuwe melding zonder acuut gevaar
---
Beste [NAAM],

Dank voor uw melding over [KORTE OMSCHRIJVING PROBLEEM] op [ADRES/LOCATIE].

Wij hebben de melding geregistreerd en schakelen een vakman in. Hij of zij neemt binnen [TERMIJN] contact met u op om een afspraak te maken. Wilt u, als dat nog niet gebeurd is, een foto van de situatie meesturen? Dat helpt bij het inschatten van de reparatie.
---

### Template 2: Spoed / acuut gevaar
When to use: Wateroverlast die doorloopt, gas, elektra, iemand opgesloten in de lift, inbraakschade
---
Beste [NAAM],

Dank voor uw bericht. Dit is een spoedsituatie. Belt u direct ons storingsnummer [STORINGSNUMMER] zodat er vandaag nog iemand langskomt. Bij gevaar voor personen belt u 112.

Waar mogelijk: [VEILIGHEIDSADVIES, bijv. hoofdkraan dichtdraaien].

Wij volgen de melding vanuit kantoor op.
---

What reviewers taught us about replies like this (always follow it, it overrides the templates):
Feedback from staff on earlier drafts — follow it:
- (similar email: "kraan mijn kraan is kapot, kan iemand dat fixen ?groetjesJuriaan Romijn") don't mention our supplier

Replies staff approved for similar emails — reuse their content and tone where it fits:
### Email: kraan mijn kraan is kapot, kan iemand dat fixen ?groetjesJuriaan Romijn
Approved reply:
Beste Jurian,

Bedankt voor uw bericht.

Omdat het gaat om een defecte kraan in uw eigen appartement, valt dit onder uw eigen verantwoordelijkheid als eigenaar. Wij kunnen hier geen onderhoud aan verrichten.

U kunt zelf een vakman inschakelen voor de reparatie.

Met vriendelijke groet,

Het beheerteam

How to write the reply:
- Choose the template that fits best and adapt it to this specific email.
- Use concrete details from the email (address, apartment number, problem described).
- Never invent facts, dates, amounts, names or commitments. Where a staff member must
  fill something in, write a placeholder in square brackets, e.g. [DATUM] or [BEDRAG].
- Reply in the same language as the incoming email.
- Be polite, clear and brief. No subject line.
- End with exactly this signature:
Met vriendelijke groet,

Het beheerteam

Output only the reply text.

### USER
Write a reply to this email.

From: jfromijn@gmail.com
Subject: kraan

mijn kraan is kapot, kan iemand dat fixen ?groetjesJuriaan Romijn